Comment mieux gérer mes dépenses professionnelles ?
La gestion des dépenses, qu’elles soient professionnelles ou personnelles, fonctionne de la même manière et en trois étapes.
Il faut tout d’abord les connaître et les comprendre. Une fois cela fait, il est essentiel d’en étudier la portée et l’utilité concrète. Enfin il est important de choisir de la maintenir ou de la supprimer.
En fonction des résultats de l’entreprise, il est possible de maintenir des dépenses moins utiles qui pourront servir de marge de manœuvre pour équilibrer les flux de trésorerie en cas de problème.
L’identification des dépenses
Un grand nombre d’entreprises délèguent l’intégralité de la gestion de leurs dépenses auprès de cabinets comptables ou de leurs services financiers internes. Si cela est un gain de temps indéniable pour le dirigeant sur lequel il ne fait pas revenir, il est indispensable que cette délégation ne rende pas complètement aveugle le dirigeant sur les réalités économiques de son entreprise.
Ainsi, il est important de connaître sur le bout des doigts les dépenses et de bien comprendre l’utilité de chacune d’elles. Chaque dépense doit avoir un but précis, qui permette l’accomplissement des KPIs définis par l’équipe dirigeante. Par exemple, si on veut augmenter le nombre de ventes, une dépense en communication semble pertinente. Inversement, si on veut fidéliser la clientèle déjà existante, une communication pour attirer de nouveaux clients n’est pas forcément la plus cohérente.
Analyser la portée des dépenses
Les dépenses doivent donc être analysées concernant leur utilité, mais également concernant leur portée ! Une campagne de communication pour attirer de nouveaux clients est utile si c’est l’objectif principal de l’entreprise, mais si celle-ci se révèle être négative pour l’image de l’entreprise sa portée sera négative !
Il est donc important d’analyser chaque action en termes quantitatif et qualitatif. Cette analyse permet souvent d’éliminer des dépenses qu’on pensait importantes mais qui ne se justifient pas.
N’hésitez pas à impliquer les parties prenantes de la dépense en question pour leur demander leur avis, voir le réel impact de cette dépense et de voir si une alternative moins onéreuse ne peut pas être mise en place.
La circulation de l’information : la clé de la réussite
La réduction des dépenses peut être très mal perçue par les différentes parties prenantes. Plutôt que de passer pour un pinailleur et de faire des économies de bout de chandelle, essayez de comprendre l’importance de chaque dépense dans le fonctionnement de votre structure.
Plutôt que d’éliminer certaines dépenses, vous pouvez placer des plafonds et des seuils de dépenses qui vous permettent une meilleure maîtrise des dépenses sans pour autant vous priver de quelque chose d’important.
Enfin, lorsque vous avez les moyens d’effectuer un investissement, imposez un processus décisionnel juste qui permette à chacun de donner son point de vue. La diversité des avis permet de trouver le meilleur compromis entre besoins du terrain, adéquation avec les KPIs et réalité du budget.
